Tecnología y productividad

Foto Estudio O + A

Sabemos que el avance de la tecnología y su dinámica con los usuarios cambio los espacios de trabajo. 
Las áreas de trabajo pasaron de espacios cerrados a las áreas de coworking que beneficien la colaboración entre trabajadores e incentiven a la creatividad. Además, con la posibilidad de trabajar desde cualquier lugar, el home-office, trabajo a distancia o free lance fue ganando terreno en muchas empresas de varios sectores.

Hoy las oficinas tiene el reto de mantener sus espacios modernos y productivos, con entornos innovadores y tecnológicos para ello, es necesario un correcto diseño. 

Foto: Bilyana Dimitrova

Diseño y tecnología en oficinas más productivas

Mejorar la productividad en la oficina, significa crear espacios de trabajo cómodos, saludables, funcionales y personalizados. Puesto que, las formas de trabajar han cambiado, el espacio y la decoración deben adecuarse a éstas. Es importante tomar en cuenta que:

1. El diseño y la decoración también son importantes

La tecnología no sólo tiene que ver con computadoras más rápidas o colocar pantallas gigantes. También, es fundamental contemplar detalles como la iluminación, ya sea natural o artificial.
Asimismo, crear un diseño limpio y personalizado, decorado con plantas, cuadros, etc. Aquí, es importante anticipar para qué se utilizará el espacio: reuniones con clientes, entrevistas, juntas; pues, de ello depende qué elementos se añadirán.

2. Es necesario cambiar la gestión de espacios, equipos y formas de trabajo

El objetivo de la tecnología es conseguir una mayor eficiencia. Pero, generar motivación y mejorar la calidad de vida de los colaboradores no es algo que hará la tecnología por sí sola, sino, su uso a partir del factor humano.
Para ello, es necesario que tanto empresas como trabajadores, se adapten al cambio cultural que está surgiendo en los espacios de trabajo. Pues, la tecnología adecuada puede ayudar a las personas a hacer sus actividades más eficientes.

Las soluciones multimedia integradas en el mobiliario, además de ser altamente funcionales, favorecen el desempeño y mejoran la productividad de los colaboradores.

Tecnología en la oficina

Las formas de trabajo cambiaron y la tendencia a integrar tecnología al espacio de trabajo incrementó. 

El uso de la tecnología puede mejorar la productividad en el trabajo y hacer de las empresas más competitivas. 

¿Qué tipo de tecnología podemos usar en la oficina?

Cuando hablamos de tecnología no nos limitamos a los ordenadores, móviles, tabletas, impresoras multifuncionales, etc. Sino también nos referimos a sistemas de gestión documental o soluciones de seguridad y conectividad que logra hacer los procesos mucho más eficientes y mejorar las comunicaciones entre colaboradores y seguimiento de los clientes. 

• Software de Gestión de Tareas: Estas herramienta nos permiten ver de forma gráfica los proyectos y las tareas que le son asignadas a todos los miembros del equipo, fechas y el progreso de cada uno.  (Ejemplo Asana, Slack)
• Soluciones de Seguridad: Google Drive y Office 365 son ejemplos de almacenamiento en la nube para disminuir riesgos de perder información importante, o acceder a ella desde cualquier dispositivo, a cualquier hora y en el lugar que nos encontremos.
• Herramientas de conectividad: Desde el mobiliario que integra conducción de voz y datos, hasta elementos como las diademas para aislar el ruido exterior, las mámparas que disminuyen la contaminación acústica o la tecnología bluetooth. Todo esto ayuda a mejorar la calidad del trabajo y garantizar mayor eficiencia en las llamadas y conferencias. 
• Tecnología integrada al mobiliario de oficina: Cada vez se es mas consciente de que el puesto de trabajos se debe adaptar a las necesidades del usuario. Los muebles deben contar con suficientes conexiones eléctricas y las estaciones de trabajo deben ser ergonómicas. Ejemplo de esto son los escritorios de altura ajustable, que le dan mayor movilidad al usuario y hacen de la oficina un sitio que considera el bienestar y mejora la productividad los colaboradores.

Puesto que, cada vez más se trabaja más de forma remota y muchas organizaciones apuesta por freelancers que ejercen desde diferentes partes del mundo, estas herramientas son cada vez más necesarias.

Su objetivo principal es mejorar el trabajo colaborativo, mediante una comunicación instantánea y eficaz, así como, compartir información.

Estas herramientas ayudan a organizar mejor las tareas, ahorrar tiempo y mejorar la productividad.

El Por qué detrás de nuestro trabajo

Las personas pasan en el trabajo un promedio de 90,000 horas a lo largo de su vida. Muchos trabajadores estarían dispuestos a hacer cambios significativos en sus trabajos si esto los llevara a llegar a un trabajo con un gran propósito. Pero, ¿qué es el propósito y realmente necesitamos tenerlo?

La definición más básica de propósito es la pregunta “por qué”. 
¿Por qué alguien está trabajando en determinada tarea, ¿por qué esta tarea es importante para el trabajo?, ¿por qué un trabajo es importante para la organización? 
El resultado es sentir que la tarea, trabajo, la organización es significativa. 

Jacinta Jiménez, psicóloga y Directora de coaching en la plataforma de desarrollo de liderazgo BetterUp dice: “Como seres humanos, estamos diseñados para conectarnos y parte del propósito es servir a otros o servir a un bien común, algo externo a nosotros que nos permita sentirnos más conectados”.

"Tenemos un deseo inherente de ser parte de algo que sea más grande que nosotros", agrega Elizabeth Lotardo, Vicepresidenta de la consultora de desarrollo de liderazgo McLeod & More. "Cuando puedes ver el impacto que tienes en otra persona, otra comunidad, en el mundo, eso tiene mucho peso".

"Tenemos un deseo inherente de ser parte de algo que sea más grande que nosotros... Cuando puedes ver el impacto que tienes en otra persona, otra comunidad, en el mundo, eso tiene mucho peso".

El propósito en el trabajo nos hace sentir que lo que hacemos importa, pero eso es solo la punta del iceberg. El sentido de significado que los trabajadores encuentran en tener un trabajo con propósito se traduce en altos niveles  de compromiso. Algo muy anhelado hoy en día y por lo que las empresas muchas veces, pierden dinero. 
"Las organizaciones están viendo los beneficios económicos y las personas están viendo los beneficios personales", dice Lotardo. 
"Colectivamente, el mundo se está moviendo hacia un sentido de propósito".

Los trabajadores que sienten que lo que hacen importa, tienden a ser más sólidos que sus colegas. Tener significado puede ser un fuerte motivador, uno que puede ayudar a un individuo a superar obstáculos.

"Cualquiera en una empresa enfrentará fallas y desafíos, y el propósito ayuda a mantenerse en un sentido de gratitud y significado de una manera que las métricas financieras o los objetivos trimestrales simplemente no pueden lograr", dice Lotardo.

Art Brief, psicólogo organizacional y profesor emérito presidencial de la Universidad de Utah, ha pasado su carrera estudiando las dimensiones morales de la vida organizacional. "Si te das cuenta del significado en tu trabajo, tiendes a estar más satisfecho en tu vida", dice. 
Pero Brief no es ciego a la realidad de la fuerza laboral, y admite que la mayoría de las personas no tienen trabajos que les den un propósito, al menos no todo el tiempo. 
"Cuando las personas trabajan en un segundo o tercer trabajo, no creo que estén allí para encontrar un significado superior, están allí para encontrar dinero", dice. Aun así, eso no significa que esas personas no puedan encontrar satisfacción en al menos un aspecto de su trabajo.

La forma en que las personas perciben su trabajo puede ser variada, pero también lo es su sentido de propósito. 
De hecho, no es improbable que lo que a alguien le parezca útil hoy en día sea completamente diferente en el futuro, y eso está bien. 
"Cuando tienes 20 años, lo que te impulsa y te da un propósito puede ser muy diferente de cuando tienes entre 40 y 50 años", dice Jiménez. Pero las razones por las que el trabajo con propósito es importante siempre serán las mismas, dice ella. "Cuando crea valor para su organización y contribuye, su trabajo tendrá más propósito".

Tomado de Forbes, artículo de Samantha Todd, asistente editorial de Forbes.com

EXPO OFICINAS 2019

Equipo de OI

La feria más grande y la única especializada en mobiliario, arquitectura, oferta inmobiliaria y tecnología en nuestro país se desarrolló el mes de julio, del 3 al 6. EXPO OFICINAS & MOBILIARIO 2019 se llevó a cabo en el Centro de Exposiciones del Jockey Club por quinto año consecutivo. Oficinas Integrales tuvo el privilegio de participar en ella, junto a muchas otros especialistas en mobiliarios y arquitectura.

Nuestra propuesta, este año, estuvo enfocada en el colaborador. Ofreciendo un servicio integral, en el que analizamos las necesidades de la organización y las demandas de los puestos de trabajo. De esta forma, podemos entregar proyectos de oficinas que beneficien al trabajador y que sean realistas con las expectativas de la organización.

"Estuvimos enfocados en el que el usuario pueda sentirse cómodo, utilizando las nuevas formas de trabajo que son tendencias hoy en día en la oficina, espacios colaborativos, salas de reuniones, espacios abiertos, no tanto una oficina tradicional", dijo Andrea Neyra Motta, Líder de Gestión Comercial de OI.

Expo Oficinas 2019 ha sido también la oportunidad de intercambiar experiencias,  estilos y conocimiento con otros empresarios y profesionales en el rubro, creando un ambiente de confianza y mutuo apoyo.

Además, en los salones temáticos se pudieron ver exhibiciones como el salón Millennial, con workspaces flexibles, espacios de encuentro, diseño y tecnología.

También hubo una muestra de la Oficina Boutique para la Mujeres Empresaria con un estilo elegante y original, el Área Coworking y la Oficina del futuro.

Fue una feria muy especial con un espacio ideal para el compartir y dar a conocer más de nuestra propuesta. 

"A manera personal, participar en Expo Oficinas 2019 nos abre ventanas con un mayor público, clientes y además nos permitió generar alianzas con proveedores de otras especialidades y nos permite tenerlos en nuestra cartera de proveedores". Andrea Neyra Motta, Líder de Gestión Comercial de OI.

Agradecemos a todos nuestros colaboradores, que con esfuerzo hicieron realidad nuestra participación. A la organización de Expo Oficinas y a cada uno de los que visitaron nuestro stand.

Estaremos gustosos de seguir en contacto con cada uno de ellos.

Consejos Verdes para Iniciar el cambio en tu empresa

Designed by jcomp / Freepik

Con tantos aspectos para dirigir una oficina ecológica, es abrumador saber por dónde empezar. Todo cambio es un proceso, pero acá hay algunos pasos que puede tomar para migrar su negocio hacia una oficina más ecológica.

1. Reduzca el número de impresoras en la oficina
Si la empresa hace que imprimir sea más inconveniente, es probable que la gente lo deje de hacer. Obviamente, esto no es ideal si tiene un departamento que se basa en gran medida en la impresión. En ese caso, haga una transición lenta de los empleados a un sistema de gestión de documentos digitales y equípelos con acceso a los editores de PDF y las herramientas adecuadas antes de retirar las impresoras.

2. Ir verde con la adquisición
Fuente de los bienes menos perjudiciales para el medio ambiente. Si maneja un negocio de comercio electrónico, considere un empaque ecológico hecho de contenido 100% reciclado. Saque una página del último libro de jugadas ecológico y anime a los clientes a reutilizar el empaque original para devoluciones.

3. Cambie a las declaraciones sin papel
La mayoría de las instituciones financieras y proveedores ofrecen declaraciones sin papel. Hacer el cambio a las declaraciones digitales reduce la cantidad de correo en papel. Y, es mucho más difícil perder un correo electrónico que un extracto en papel.

4. Implementar una política de firma digital
Con las herramientas de firma electrónica disponibles en la mayoría de los procesadores de texto y los sistemas de gestión de documentos, no hay razón para usar firmas de papel. Los documentos de firma electrónica ahorran espacio y recursos.

5. Elimine los fax
Dile adiós a la oficina del dinosaurio. Los documentos digitales son seguros, y los editores de PDF han facilitado la edición de documentos y enviarlos a la parte correspondiente.

Realizar estos cambios (incluso uno de ellos) es un gran primer paso y una excelente manera de reducir los costos y el impacto en el planeta. Con el dinero que su empresa ahorrará al no tener papel o incluso reducir su uso de papel, puede hacer que su oficina pase a ser un espacio de trabajo ecológico.

Fuente: Entrepreuner

¿Tienes un espacio de desconexión en tu oficina?

Las zonas de descanso en las oficinas son cada vez más comunes. Ayudan a controlar el estrés, fomentan el espíritu de equipo y mantienen alta la productividad.

Cada vez son más las empresas que buscan nuevas técnicas que fomentan el trabajo en equipo, la creatividad y el empoderamiento de sus empleados.
Las organizaciones no se limitan a las actividades propuestas por el área de Recursos Humanos, sino que están creando espacios dentro de sus instalaciones que ayuden a la desconexión y el descanso.

Contrario a la creencia popular de que los descansos disminuyen el ritmo laboral, se ha demostrado que no tomar descansos para desconectar y socializar unos instantes llega a reducir seriamente la productividad.

Las empresas nórdicas y anglosajonas entendieron hace ya mucho tiempo que una reunión en un espacio más informal puede ser más productiva que pasar horas delante de un ordenador o encerrados en un despacho.

Así, los expertos señalan la importancia de estas zonas para controlar el estrés y el estado de ánimo, fomentar el espíritu de equipo y mantener alto el rendimiento del personal. Por ello, su diseño es esencial.

En el mercado existen distintas soluciones para crear estas estancias adaptadas al espacio disponible. La clave reside en ser conscientes de las necesidades reales, basadas en el número de trabajadores.

Desde la clásica sala de café, que se encuentra en muchas de las empresas, rebautizada como áreas de ‘workcafé’, hasta zonas más arriesgadas y que sorprenderán a los trabajadores, como una ‘play zone’ donde divertirse y jugar.

Unos ejemplos que muestran que las empresas empiezan a comprender la utilidad de reservar unos metros cuadrados de sus oficinas para destinarlo a este uso recreativo, que además es un incentivo para los empleados, haciéndolos sentir más valorados y mejor cuidados por su entidad.

Fuente: Adaptado del HERALDO.ES 

¿Por qué invertir en una Oficina Ecológica?

El impacto que nuestras oficinas tienen en el planeta es significativo: solo el año pasado, utilizamos más de 400 millones de toneladas métricas de papel. Incluso en la era digital, nuestro uso del papel es alarmante. 

Las Naciones Unidas predicen que el uso de papel aumentará en un 50%.Es urgente hacer cambios para que las empresas reduzcan su impacto negativo en el medio
ambiente.

¿Qué es una oficina ecológica?
A diferencia de las oficinas convencionales, las oficinas ecológicas pretenden reducir su 

huella de carbono al tiempo que crean un entorno más consciente para las personas que 

habitan el área de trabajo.

Las oficinas sostenibles que cumplen con un conjunto de criterios de sostenibilidad cuentan 

con la certificación LEED (Liderazgo en Energía y Diseño Ambiental). 

Ya sea que se esfuercen o no por obtener la certificación LEED, los constructores pueden 

equipar los espacios de oficinas con paredes energéticamente eficientes, pisos eficientes al 

calor y lo último en iluminación y accesorios ecológicos. 

Esto puede generar cambios costosos al inicio, pero con la eficiencia de la energía como una 

prioridad, el verdadero costo y el ahorro ambiental se verán realmente en el tiempo.

¿Por qué deberían las empresas ser ecológicas?
Con los costos de inversión inicial, es fácil cuestionarse por qué una empresa decide invertir 

en esto, pero hay varias razones para pasar a ser una oficina verde.

Las oficinas verdes ahorran dinero a las empresas.

Desde un punto de vista financiero, aunque la inversión inicial para construir una oficina 

ecológica es considerable, el mantenimiento es sorprendentemente bajo. 

Sin mencionar el potencial de ahorro de calefacción y refrigeración, gracias a las paredes y 

los pisos que ahorran energía. 

Los ahorros individuales pueden parecer pequeños, pero con el tiempo, las empresas pueden 

recuperar el costo inicial de una oficina ecológica. Las bombillas de bajo consumo, uno de los 

elementos más comunes de una oficina ecológica, son un gran ejemplo de ROI positivo 

(retorno de la inversión). 

Si bien cuestan más que sus contrapartes incandescentes tradicionales, sus ahorros de energía

pueden ahorrar aproximadamente $ 45 por bombilla.

Las oficinas verdes hacen a los trabajadores más felices. 

La creación de una oficina de eficiencia energética resulta en más ventanas y mayor luz 

natural, mejor flujo de aire y un entorno de trabajo más agradable.
Los estudios han demostrado que las oficinas verdes dan como resultado empleados más 

felices y más productivos. 

De hecho, los trabajadores de oficina con ventanas tienen 173 % más de exposición a la luz 

blanca durante el día de trabajo y duermen un promedio de 46 minutos extra por noche. 
Es una gran ganancia de responsabilidad social corporativa. La Responsabilidad Social 

Corporativa (RSC) es de importancia clave para muchos consumidores, especialmente 

para los millennials. 

Una encuesta señaló que el 75% de los millennials están  dispuestos a aceptar una 

reducción salarial si eso significa trabajar para una empresa que sea 

ambiental y socialmente responsable. Además, el 86% de los consumidores en 

los Estados Unidos espera que las compañías participen en algún tipo de 

RSE o activismo. 

La revisión de una oficina para implementar prácticas comerciales sostenibles 

no solo es una excelente manera de aumentar la percepción positiva de la 

marca, sino que también seguirá generando un ROI positivo en los próximos 

años.